如何编写CRM RFP

对于大多数组织而言,决定编写CRM RFP是一个艰难的决定。 (首字母缩略词歧义:CRM =客户关系管理; RFP =提案请求)。

典型的企业决定第一次实施新的CRM解决方案,或替换现有的解决方案,然后执行结构松散的“选择过程”。通常,该过程如下所示:

  • 浏览市场上可能的CRM供应商。
  • 选择供应商的“简短列表”以开始进行深入的演示和讨论。
  • 根据您从供应商处获得的功能,汇总“必不可少”和“必不可少”功能列表。
  • 召集一组用户和经理,将供应商与您的必备品和有货品进行比较。
  • 根据供应商提供的服务和推荐的流程进行选择并计划实施。

当然,这种方法是颠倒的。这种方法导致的主要风险是:

  • 高管和员工缺乏支持,导致采用率不高。
  • 功能不符合实际业务需求。
  • 由于计划执行不力和缺乏资源,导致实施效率低下和解决方案利用不足。

编写CRM RFP会颠倒流程的顺序,并提供用于管理选择和实施过程的框架,以确保选择最合适的CRM解决方案,并且实施可以产生一个使用良好的解决方案和最大的商业价值。

这是一项艰巨的工作,但值得投资。考虑一下:即使到今天, 客户关系管理 实施失败 达到管理层的期望。是什么 客户关系管理 失败的代价 为您的公司?

如何编写CRM RFP

成立a选委员会

确定将使用该解决方案的每个小组的代表,同样重要的是,请确保在 至少一位或两位高管有影响力以确保遵循流程并执行员工要求。

业务流程文档

从客户经验的角度列出业务流程,并规划您的员工将如何使用CRM来管理该流程。

业务分析设计

高管,市场营销和最终用户将需要哪些报告和分析?这些报告将如何用于决策?

列出所需功能和特征并按优先级排列

每个团队和每个用户都有自己的重要CRM功能列表。将它们全部添加到列表中。具有包容性。这是确保每个小组使用CRM系统时的关键部分。跳出框框思考!包括一些可能不被认为是典型CRM功能的功能,例如营销自动化,与会计系统或ERP的集成等。作为示例,这是由不同客户提供给我们的CRM要求的几个列表。

显然,这种“希望”清单会很长。因此,当然,这里的第二步是确定优先级。这就是执行人员参与至关重要的地方。委员会的一小部分成员对业务的真正运作方式,利润来自何处以及客户为什么选择您的公司而不是竞争对手深有把握,应该贯穿整个过程  客户关系管理 功能已建立功能的清单,并为其赋予业务价值。这不是一个涉及大量研究或成本分析的详尽过程。仅用于优先考虑需求,这些需求将成为您的CRM RFP的基础。只需将每个功能放在节省成本或应产生的额外收入方面的“棒球场”上即可。如果节省时间,请估算每小时成本和小时数。

同样,请不要为这里的数学而苦恼。您会很快意识到,有一小部分要求可以实现最大的商业价值和其他次要贡献者。随着您的CRM选择和实施项目的进行,组织中的某些人可能会感到疲倦或分心。着眼于预期的业务整体价值将有助于保持团队的专注和动力。

编写您的CRM要求

将列表重新组织为“必须具有CRM功能”和“必须具有CRM功能”。根据特定组的需求等,可能需要将``尼斯''列表分为2组或3组。确保高层管理人员可以随心所欲地进行评估,并且只要选择的CRM解决方案能够满足必须的需求,就可以支持可能使“向其报告的顾客”不愿拥有“ 客户关系管理 功能”的决策。

计划CRM实施

查看可用于帮助实施 客户关系管理 解决方案 包括您已经在与之合作的销售和营销人员,IT员工,高管和顾问。它们的主要功能是什么?您有多少时间可以投入到CRM的实施中?看看我们的“理想的CRM实施计划”以更深入地了解有效的方法。

无论您是所选择的行业还是CRM系统,要有人投入时间,都需要执行一些关键步骤:

  • 现场设计–CRM中将捕获哪些特定的数据元素?这些字段中可能有哪些“答案”或有效输入?
  • 数据映射和加载–将您拥有的客户信息(会计软件,销售人员的联系方式,营销列表等)映射到CRM解决方案中新设计的字段。
  • 流程文档和设置–每个CRM用户角色都应按照前面定义的业务流程的框架,明确要求该用户输入什么内容,何时何地输入到CRM系统中。
  • 分析和报告设计与设置–定制所选的CRM解决方案以提供所需的指标和报告。
  • 模板设计与设置–电子邮件模板,提案模板,客户服务响应模板等。

真正编写CRM RFP

  1. 列出CRM系统要管理的业务流程。
  2. 列出“必须具有CRM”要求,并明确标记它们。
  3. 列出满足条件的要求,并根据您的业务价值分析提供一些重要等级。最好提供自己的功能表和要求表,供供应商逐行回答是或否,以便您轻松获取所有RFP响应并进行比较。
  4. 定义预期的可交付成果–您的团队会加载数据并设置字段,报告,仪表板,模板,流程,集成等吗?还是您会要求供应商完成部分或全部这些工作?明确定义您计划在内部管理的部分以及需要供应商处理的部分。
  5. 描述了所需的“验收测试”–显然,CRM实施项目中有很多变量,并且您的供应商对“就绪”的定义与您的定义不一样。设置好解决方案并准备使用后,请考虑对其进行小型的``beta测试''。一小群用户可以快速尝试CRM中的主要业务流程,并迅速发现其他问题。这样可以避免在系统还没准备好迎接黄金时段时打乱整个团队,并给人留下负面印象。客户关系管理RFP
  6. 描述计划的培训–您是否计划召开一次全国销售会议,以期对团队进行有关新CRM的培训?是否需要针对各种类型用户的单独培训计划?
  7. 描述所需的文件–编写CRM RFP的整个过程的一大好处是,经常会首次定义关键业务流程并对其进行清晰记录。您希望供应商提供您特定业务流程的文档,还是您的团队会这样做?
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