冠状病毒在家工作–CEO和经理需要知道什么

冠状病毒在家工作-CEO和经理需要知道什么

你不是一个人做

很明显,但值得一提的是,整个商业世界正在同时解决完全相同的问题。

如果您的公司尚未开始执行家庭政策,那么暂时过渡到远程工作环境似乎就像冠状病毒一样令人恐惧!特别是对于影响病毒持续时间和影响大多数企业的“留在家里”策略的所有未知数。 

因此,现在您的整个团队都待在家里,努力完成工作并留在同一页面上,并与客户保持联系。  而且您没有机会做准备。 

从不畏惧!我们决定与您分享虚拟化的经验,希望在您继续帮助世界经济持续增长的过程中,帮助您的公司过渡到偏远的工作方式!

 我衷心希望接下来的内容可以为您提供成功指南。我们想向您展示如何使远程工作切实可行。 

我们以前去过那里

我们在16年的大部分历史中都设有办事处。 然后,大约3年前,我们决定完全虚拟化。 对我们来说幸运的是,这不是紧急情况。我们花了大约6个月的时间来计划和测试该概念。 我们逐步采用了这种做法,员工从每周在家工作1或2天开始,然后慢慢增加在家的时间。

通过缓慢而仔细地推出该概念,我们学到了很多东西,并对我们的计划进行了很多调整。

在家工作对我们公司总体而言是一大优势。 在过去的三年中,主要由于在家中的“福利”工作,我们吸引了许多顶尖人才! 我觉得这使顶尖的表演者更加耀眼。问题在于,对于表现不佳的人来说,也更容易“隐藏”在阴影中。

警告:  We’re a 客户关系管理软件公司 因此,在我们整个业务中,确实没有什么是无法远程完成的。 这将无法解决因冠状病毒而导致核心生产停止的企业所面临的巨大问题。

我们认为最重要的是:

在家工作的风险

当然,大多数人想到的明显风险是生产力会因为分心,缺乏亲自监督等而受到损害。

当然,这是历史上的一个时刻,要尽可能灵活地让您的团队照顾自己,自己的亲人和社区。 但是,在自由和灵活性上走得太远是一个错误。您会感到惊讶的是,日常工作,结构和社交互动对您的团队中的大多数至关重要。   

这种缺乏结构和互动性的变化是使在家工作的所有潜在风险成为基础的变化。

您现在面临的主要挑战是用替代品替代办公室中自然发生的结构和交互。

信任但要验证

它为罗纳德·里根(Ronald Reagan)工作。 它将为您工作。

您可能会觉得自己像个微观管理者,但无法低估看到事物的力量。 因此,为团队提供简便的方法来向您展示他们在做什么。

当您一起在办公室时,您会从肢体语言和他们对同事的简短评论中了解他人的努力程度。  

但是,在远程环境中,双面恶性循环接管要容易得多……

我相信你,你弯曲真理

一切从无辜的事情开始。 您打电话给技术作家汤姆(Tom)签到。 他希望现在能够完成他一直在努力的新培训文档,但是他对让孩子安顿下来并让他的所有IT在家正常工作等感到分心。

因此,他讲了一个小白谎。 “是的,今天早上我一直在努力,我真的要把它包装起来。”

当然,在这段时间里,我们都有很多分心的事情,因此汤姆很容易被原谅。 而且,只要他及时完成文档的及时发布,您在乎什么?

但是,通过接受汤姆关于面值的“故事”,您可能已迈出了创建怪物的第一步。 汤姆了解到,他可以将真理变为自己的优势,并且不断发展,到您终于意识到汤姆在所有工作中都偏离了时间表时,为时已晚。 您觉得他违反了您的信任,现在您的恋爱关系受到破坏。 

与远程团队合作时,必须避免这种行为,以避免不仅在Tom中而且在整个组织中都创建类似的行为模式!  您的目标是建立透明和信任的文化。

告诉我– Moving To Paperless

Gsuite是远程工作的不错选择

如果您习惯于团队成员将事情打印出来并放在办公桌上以供查看,请创建一个系统让他们以电子方式执行相同的任务。

我们用 Google的GSuite 尤其是Google文档。 审查,编辑和评论工作非常容易。

查找一个易于使用的屏幕共享工具。  我们用 放大环中心 为了这。  You can also use Skype的松弛 为了这。  

这里的关键要素是绝对确保每个团队成员都可以使用屏幕共享工具,以便在您通常要使用白板或翻过他们肩膀等的情况下,您能够只需单击一个链接,即可立即看到相同的内容。

明确设定期望

创建“在家工作的注意事项”。  

如果这对您的团队来说是全新的,他们会误解“规则”,并且会造成混乱。 以书面形式提出,并在头几天和几周内经常提及。

物理环境

信不信由你,有些人会将其主要看作是在后院晒日光浴和“工作”的机会。 您需要确定团队可接受和不可接受的条件。尽管这是他们的家,而且是在特殊的时期,但如果不划清界限,那就是错误的。

我们询问新员工是否有专用房间用作办公室。 不是卧室或客厅。在我早期的职业生涯中,我在家中担任销售代表,然后我很快了解到分心和“舒适”是多么容易。 卧室是睡觉的,不工作。大多数人需要能够“穿上自己的游戏脸”并“走上工作”。这意味着要关闭办公室的门,然后几乎要离开家。

目前,这可能不适用于您团队中的每个人。 但是,您需要明确指出,找到一个“工作场所”很重要,并且需要将干扰最小化。  看似明显的事物,例如“无电视”,“无Youtube流猫视频”等,需要明确说明。当然,必须安静。

这很酷 在Zoom会议期间在您背后创建假背景的工具 万一你的地方很乱。

孩子们&其他家庭成员/室友

您可能会想,这一切都很好,但是住在我屋檐下而现在又不能去任何地方的其他人呢?

许多团队成员将整天陪伴他们的配偶,孩子,室友和其他家庭成员在他们的房子里。 您如何在安静的空间中期望分散注意力的工人?

当然,这是一个非常有限的选择,但是第一步是与家里的所有其他人进行对话。 这是您的“做”与“不做”文档的方便之处。这样,莎莉不必告诉丈夫安静。萨利只是把文件交给老公,并解释说这是老板的期望。

对于孩子们,给他们特定的方法来获得他们所需要的东西:

  • “这是您如何确定爸爸是否在打电话的方式。 如果我正在通话,请等待直到结束通话。 如果紧急,请将其写在记事本上或举手。”
  • 提前准备小吃,午餐等。
  • 列出当天要做的事情。
  • 给他们在线学习的目标。  可汗学院 其他人完全免费!

在局促的情况下,对于青少年和成年人,您可能需要确定一个可以共享的安静地方。 因此,当进行重要的电话或网络会议时,您可以放心。

宠物用品

我们将无法教我们的狗不要在一夜之间朝窗外的松鼠咆哮,但是您的团队需要了解,将宠物的噪音降至最低是他们的责任。  

这是那些湿滑的斜坡之一。 如果不事先解决,情况只会变得更糟。  

我们所有人现在都将要了解,但是很难与3只不同的狗吠等进行有意义的团队会议。

着装要求?

同样,这种类型的事情因员工而异,尤其是涉及视频通话的地方,必须有最低标准。 用书面形式写出并为团队提供指导方针,这样他们就不必猜测。

您可能希望对它的要求比在办公室时宽松一些。 但别太多。在每个人都整天穿着西装和领带的律师事务所或经纪公司中,这样做是有原因的。 那个原因并不在家。部分原因是精神上的。适应游戏的一部分。

确定您的团队需要在家中使用哪种技术,并帮助他们获得并正确设置。 分配一些时间来解决技术问题。

如果办公室中有设备可以寄回家,请充分利用。 而且,亚马逊仍在大多数地区提供服务,因此请满足您的需求。

最好将一些基本的“操作方法”文档汇总在一起,以使用视频/网络/电话会议工具等连接至基本系统。

向团队明确说明他们预期会使用什么,并使其回到家时成为首要任务。   

所有这些技术都在取代您的办公室以及物理上相处的好处。  Don’t skimp here. 

客户沟通

对于依赖销售人员或服务提供商每天出去实际拜访客户的企业而言,情况正在发生巨大变化。

如果您是一个推销员,整日开车上门,您该怎么办? 突然之间,您使用电话和电子邮件的次数比以往任何时候都要多,并且您可能效率不高。

首先,就像您希望对在家工作有明确的期望一样,您还需要非常清楚客户沟通方面的可接受性和不可接受性。 您的团队沟通的方式不仅可以发生令人难以置信的变化,对于客户而言,情况也是如此。这是一篇有关 网络会议礼仪.

面对面说些好话,可能会变得不敏感或在电子邮件中传道。 使用预写的电子邮件为您的团队武装,以应对他们遇到的最常见情况。这将确保消息的专业性,并使团队工作变得更轻松。 这也可能是实施电子邮件存档解决方案的好时机,该解决方案使经理和主管可以查看与客户的电子邮件交换。

您可能还想创建在手机上使用的脚本。  我建议任何情况下的任何企业都应始终简短地询问客户问题。 当您习惯坐在客户面前时,要保持通话畅通无阻就特别困难。 确保您的团队有问题清单,以提示客户分享更多有关其需求的信息。这是一个 我们创建的免费指南可帮助您决定这些问题.

通过电子邮件设置约会也非常容易 使用Calendly之类的工具.

在家领导

现在对于这些事情,我们花了一段时间才弄清楚。

作为领导者,请确保您低估了领导的重要性。 如果你们到现在为止都在办公室一起工作,那么您的实际存在将是您领导力中比想象中更大的一部分。

俗话说“给名字盖个脸”。 人们之间通过肢体语言和其他身体暗示相互接轨。 猜猜是什么……所有这些重要的交流都已经过去了。

因此,您将需要在其他方面进行过度补偿。

显然,使用视频/网络会议工具(如Zoom)至关重要。 但是,它不像进入某人的办公室那样容易,因此您几乎不会经常使用它。

如果您已经是“只给我看看数字”类型的领导者,那么这将变得更加容易。 如果您是“帮忙”类型,那么您有更大的空缺来填补您的团队。

眼见为实

不要误以为低估了您在办公室看到的东西的重要性。 在某些情况下,我们所有人都被看到的小事物所驱动:

  • 他们什么时候到达/离开办公室。
  • 他们多久休息一次。
  • 他们接多少个个人电话。
  • 他们的午休时间多久。

这不仅与时间管理有关,而且团队成员行为的变化也可能表示问题。 优秀的领导者会注意到这些变化,并利用它们作为机会,留在同一页上,保持积极性,并经常提供帮助。  Now that’s gone.

因此,您必须善于使用其他“数据”进行激励和管理。 作为CRM解决方案公司,我们非常了解让销售人员记录他们每天的工作会是多么困难。 现在不是接受借口的时候。为了维持相同水平的客户服务,您的团队需要停留在同一页面上。 确定每个角色需要哪些团队成员进行记录,在CRM中进行更新,添加到项目计划中等等,并将其保留在其中。创建一些 简单的仪表板和报告 并排显示谁在遵守规则,谁在不遵守规则。

在冠状病毒期间在家工作

首先是基础。 尝试使用以下方法设定对项目,生产等的期望 聪明。目标

  1. 具体
  2. 可测的
  3. 可达到的
  4. 现实的
  5. 及时

在管理由一个团队协作进行项目的团队的地方,要认识到他们将面临挑战,这是因为他们不能坐在会议室里集思广益。  

这是网络会议,共享文档等可以提供很大帮助的另一个领域,但是您需要带领一些马匹入水。 学习自己使用这些工具并以身作则。

您的新朋友,每日议程

随着时间的推移,我们发展出的一种行之有效的策略是日常工作。 每天结束时,每个团队成员都会向其团队的其他成员发送电子邮件,其中总结了今天的成就以及第二天的主要目标。

每个人都可以参加同一个会议,讨论相同的目标并以对优先级,细节,时间安排等的不同理解走开,真是令人惊讶。 日常日程安排有助于及早发现这些问题,并且是使所有人保持团队其他成员共同努力的一种简单方法。

关键是不要考虑太多。不需要太长或太详细。 每天只需5至10个项目即可。

团队会议

无论您当前的全体会议或小型团队会议的节奏如何,现在都是增加频率的好时机。  

你们不仅要在业务上保持彼此协调,而且在他们对当前危机的感觉以及他们可能面临的挑战方面保持彼此的协调非常重要。

即使视频看起来多余,使用视频也很重要。 看到他们工作的地方,他们的眼睛外观,他们的专注水平等,您将学到很多东西。 最初看起来似乎很麻烦。你们都会习惯这种技术,等等。但是,最好早点养成习惯。

动机

每个人都有自己的风格,您需要向可信赖的员工请教有关您“虚拟风格”的反馈。 以我为例,我了解到我的声音在电话中听起来很刺耳。面对面的问题较少。我必须学会放慢脚步,要求更多反馈。 不要小看我们当前情况的变化,而您工作环境的这种变化会影响您团队的动力。

在公开场合说

公众赞美可能是我学会了更多使用的最有效工具。 在过去的一对一会议上,您指出了出色的表现可能对您的团队中的许多人来说效果不错,但现在却有些失落。  

您的肢体语言,例行会议的结构性质等可能会使它的感知价值丧失。 当某人做得很好或超越其他事物时,请对所有人说。无论您是否是拉拉队长,您现在都可能想成为其中一员。

经常询问并使其个性化

您不会在他们的脸上或他们走过大厅的路上看到它。 员工可能不愿意面对挑战。但是,我们现在都在处理很多事情。 通过询问许多有关他们的问题,向您表示关心的团队。他们的工作和个人生活。

最初,我尽量不要太“管闲”,并尊重人们的隐私。但是,我了解到,大多数人对与老板的私人生活非常害羞,而当您不在同一房间时,情况会更糟。 同样,我认为这与肢体语言息息相关。您的问题必须填补肢体语言不足所留下的空白。不要只是问“你好吗?”。当他们回答“ Fine。”时,再推一点。具体化。 确保写下您家里所有家庭成员,室友和宠物的所有名字。询问他们。让他们说话。他们谈论的越多,您越能了解他们的态度,热情等。

这是关于Ted的有趣演讲 肢体语言如何塑造您的身份,以及如何获得他人的“阅读”。

现在,您希望您的团队知道您关心他们以及他们所爱的人。 这样说的。并采取行动。当团队中的某人遇到挑战时,投入时间和金钱可以提供帮助。 在适当的情况下让团队的其他成员参与。

灵感

您可能将公司使命声明写在办公室的墙上,但是现在没有人看到。 确保您经常重复此操作。确保您在任务中增加了在这场危机中每个人一起努力的重要性。 确保您的整个团队都了解,即使是现在,对于您的公司来说,实现其目标也非常重要,而我们现在需要担心的所有其他事情。 

您会感到重复,但在这种情况下,更多的东西更多。

另外,请记住,许多人都是视觉学习者。 给他们看。创建幻灯片,文档和其他视觉辅助工具。 视觉和言语上都要保持注意力。让他们专注于您的会议,而不是他们的收件箱等。

社交隔离

在处理社会隔离时,我们还将处理某种程度的社会隔离。 我们都有固定的习惯和爱好,可以使我们保持健康。无论是在体育馆中休息还是在垒球联赛中比赛,它都暂时消失了。 您的团队不仅要处理无法上班的问题,而且还要处理无法与朋友和家人进行社交的问题。

有些人有双重的遗憾,就是被孩子和其他家庭成员挤在一个狭小的空间里太久了。

鼓励您的团队探索大型公司目前提供的免费资源。

这是我们的一些最爱:

  1. 基督教青年会提供 60个按需锻炼视频 从家里流出来
  2. Netflix刚刚发布 “ Netflix派对” 让您和您的朋友一起观看Netflix
  3. 大都会正在流式传输 百老汇演出 每天有20个小时供公众欣赏
  4. Golds Gym提供免费使用其应用程序的功能, 金牌,到5月底为止,将进行600多个音频和视频锻炼

分配资源以帮助团队获得乐趣。 给他们机会发泄。尝试使自己在工作中玩耍和娱乐。 您和他们所有人都比我们现在所知道的更加需要它。

下一步

下一步是什么? 哇!谁真的知道

但是,我们坚信,企业是当今世界繁荣的引擎,因此太多的企业正在努力经营甚至生存。 我们将竭尽所能,确保我们的业务和工作都保持不变!

如果您有任何疑问,认为可以为您提供帮助,请随时在此处评论或致电给我们。

本周晚些时候,我们将发布一系列便宜的工具,这些工具将使我们的家庭办公变得更加出色,以及许多其他可以帮助我们的资源。  Stay tuned!

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